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Online­­portal zur Haupt­ver­sammlung am 4. Juli 2024

gemeinsame Haupt­versammlung der Nordzucker AG und der Nordzucker Holding AG

Am 4. Juli 2024 ab 9.00 Uhr richten die Nordzucker Holding AG und die Nordzucker AG ihre gemeinsame Hauptversammlung in der Volkswagenhalle in Braunschweig aus. Auf dieser Webseite finden Sie die für diesen Tag relevanten Informationen und Dokumente für Aktionäre der Nordzucker Holding AG und der Nordzucker AG. Ebenfalls finden Sie hier die Links zu den zugangsgeschützten Bereichen, innerhalb derer Sie Möglichkeiten zur Anmeldung zur Teilnahme, Briefwahl sowie eine Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft haben.

Hier finden Sie im Laufe des 6. Juni die aktiven Links zum HV-Portal:

Dokumente

Im Folgenden stellen wir Ihnen die Dokumente für die Hauptversammlung bereit.

Einladung zur gemeinsamen Hauptversammlung der Nordzucker Holding AG und der Nordzucker AG

Geschäftsbericht der Nordzucker Holding AG

Geschäftsbericht der Nordzucker AG

Informationen zum Datenschutz der Aktionäre

Die Gesellschaften verarbeiten im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten jeweils nur für eigene Aktionäre und ihre Aktionärsvertreter und Gäste: Kontaktdaten (z. B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z. B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z. B. die Nummer der Stimmrechtskarte sowie die Zugangsdaten zum passwortgeschützten HV-Portal), ggf. Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters, die Vollmachtserteilung an ihn. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Nordzucker Holding AG und Nordzucker AG sind jeweils rechtlich verpflichtet, eine Hauptversammlung durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe von personenbezogenen Daten können Aktionäre sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung betreffend die Aktionäre und Ihrer Bevollmächtigten ist die Nordzucker Holding AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

Nordzucker Holding AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig

Für die Datenverarbeitung betreffend die Aktionäre und Ihrer Bevollmächtigten ist die Nordzucker AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

Nordzucker AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
E-Mail: datenschutz@nordzucker.de

Personenbezogene Daten, die Aktionäre der jeweiligen Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der jeweiligen Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Dienstleister, wie etwa HV-Dienstleister, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Die Gesellschaft ist zudem unter bestimmten Umständen gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten weiteren Empfängern, z. B. Behörden oder Gerichten zu übermitteln.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären oder Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Im Zusammenhang mit der Nutzung des HV-Portals werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Nutzung des HV-Portals technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht, die Berichtigung sie selbst betreffender unrichtiger Daten und die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen sowie ein Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebenen Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Diese Rechte können die Aktionäre der beiden Gesellschaft gegenüber der jeweiligen Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Nordzucker Holding AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
E-Mail: datenschutz@nordzucker.de

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der Nordzucker Holding AG erreichen Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

Nordzucker Holding AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
E-Mail: datenschutz@nordzucker.de

Den Datenschutzbeauftragten der Nordzucker AG erreichen Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

Nordzucker AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
E-Mail: datenschutz@nordzucker.de

Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite https://www.nordzucker.com/de/datenschutz/ zu finden.

Nordzucker Holding AG: Zugangs­geschützter Bereich des Haupt­versamm­lungs­portals

In diesem Bereich finden die Aktionäre der Nordzucker Holding AG die Möglichkeit zur Anmeldung der Teilnahme, zur Briefwahl, zur Erteilung von Vollmachten an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie ein Vollmachtsformular zum Download. Die Zugangsdaten werden Ihnen jeweils mit der Stimmkarte übersandt. Sollten Sie ebenso Aktionär der Nordzucker AG sein, beachten Sie bitte, sich auch für diese Gesellschaft anzumelden, sofern Sie an der Hauptversammlung teilnehmen möchten.

Hauptversammlungs­portal der Nordzucker Holding AG

Hier gelangen Sie ab 6. Juni zum Hauptversammlungsportal der Nordzucker Holding AG.

Nordzucker AG: Zugangs­geschützter Bereich des Haupt­versammlungs­portals

In diesem Bereich finden die Aktionäre der Nordzucker Holding AG die Möglichkeit zur Anmeldung der Teilnahme, zur Briefwahl, zur Erteilung von Vollmachten an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie ein Vollmachtsformular zum Download. Die Zugangsdaten werden Ihnen jeweils mit der Stimmkarte übersandt. Sollten Sie ebenso Aktionär der Nordzucker Holding AG sein, beachten Sie bitte, sich auch für diese Gesellschaft anzumelden, sofern Sie an der Hauptversammlung teilnehmen möchten.

Hauptversamm­lungs­portal der Nordzucker AG

Hier gelangen Sie ab 6. Juni zum Hauptversammlungsportal der Nordzucker AG.

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